Ordem de serviço

A ordem de serviço é um documento que a chefia de empresas e instituições envia aos subordinados para comunicar novas determinações ou para passar informações sobre um trabalho a ser feito. É muito formal e serve para centralizar as informações e garantir a segurança jurídica de todas as partes, esclarecendo deveres e expectativas. Deve ser composta de um cabeçalho, as informações centrais e as assinaturas.

Leia também: Ofício — documento usado por uma instituição pública para se comunicar com outras instituições ou com pessoas físicas

Resumo sobre ordem de serviço

• A ordem de serviço é um documento que a chefia de empresas e instituições envia aos subordinados para comunicar novas determinações ou para passar informações sobre um trabalho a ser feito.
• Pode ser uma comunicação interna ou com clientes.
• Centraliza, oficializa, registra e esclarece os pontos definidos.
• Deve utilizar linguagem formal e norma culta.
• Sua estrutura consiste em cabeçalho, informações centrais e assinaturas.
• Há vários tipos de ordem de serviço, sendo os principais ordem de serviço de manutenção, ordem de serviço de inspeção, ordem de serviço de instalação e ordem de serviço de evento.
• A ordem de serviço é importante porque, entre outras coisas, possibilita que ambas as partes estejam informadas sobre seus deveres, direitos e expectativas.

Para que serve a ordem de serviço?

Também conhecida como OS, a ordem de serviço é um documento que a chefia de empresas e instituições envia aos subordinados para comunicar novas determinações ou para passar informações sobre um trabalho a ser feito, sendo esta última sua forma mais comum. Pode ser uma comunicação interna ou com clientes. Ela serve para centralizar, oficializar e esclarecer todos os pontos do serviço a ser prestado. A ordem de serviço é usada, assim, para garantir a padronização, o registro das informações e para que a mensagem seja passada de forma clara. 

Quais são as características e estrutura da ordem de serviço?

Para cumprir seus objetivos, a ordem de serviço deve ter linguagem formal, culta e jurídica, informações claras e topicalizadas, e um grande detalhamento, para evitar futuros desentendimentos. Deve, idealmente, ser padronizada dentro da mesma empresa. A sua estrutura se divide em três partes principais:

1. Cabeçalho: contém as informações de identificação de todas as partes interessadas (geralmente, da empresa e do cliente). Isso pode incluir nomes, formas de contato, CEP, CPF/CNPJ, razão social, entre outros elementos. Além disso, é importante que haja a data e o número daquela ordem de serviço na empresa (se houver). 
2. Informações centrais: depois da identificação, a ordem de serviço deve conter todos os detalhes sobre o trabalho que será executado. De forma topicalizada (e, muitas vezes, dividida em eixos de acordo com o tema), ela deve apresentar explicações minuciosas sobre o serviço, os trabalhadores envolvidos na realização, todos os custos, itens e ferramentas necessários, prazo para execução e o que mais for necessário. O detalhamento é essencial para definir as expectativas e os deveres de ambas as partes e, dessa forma, evitar futuros desentendimentos.
3. Assinaturas: por fim, se estiverem de acordo, as partes devem assinar o documento e ficar com uma cópia cada. As assinaturas indicam que as partes estão de acordo com o que foi apresentado no documento.

Quais são os tipos de ordem de serviço?

Há diferentes tipos de ordens de serviço. Os principais são os seguintes:

• Ordem de serviço de manutenção: define manutenções planejadas ou não de equipamentos.
  • Manutenção corretiva (quando há problemas inesperados que exigem correção rápida).
  • Manutenção preventiva (manutenções periódicas planejadas anteriormente).
• Ordem de serviço de inspeção: verificar se a empresa está de acordo com as legislações e regulamentações atuais.
  • Inspeção de segurança (segurança dos trabalhadores e do processo produtivo).
  • Inspeção de propriedade (verifica toda a planta da produção e propõe ajustes estruturais).
• Ordem de serviço de instalação: traz todas as informações para o trabalhador que executará uma instalação no domicílio do cliente (como instalação de internet, por exemplo).
• Ordem de serviço de evento: traz todas as informações para o trabalhador e/ou equipe que executará um evento, como em empresas de entretenimento ou recreação.

Como se faz a ordem de serviço?

Para fazer uma ordem de serviço, as partes essenciais da estrutura devem ser preenchidas de forma correta.

• 1º passo - Cabeçalho: coloque todas as informações da empresa/instituição e do cliente que forem necessárias (nome, formas de contato, CEP, razão social). Coloque a data e o número daquela ordem específica dentro da empresa (se houver).
• 2º passo - Informações centrais: no caso de ordens de serviço que indiquem novas regras ou mudanças, coloque as explicações necessárias. Para uma ordem de serviço que determine os serviços que serão prestados ao cliente, estes últimos devem ser definidos com o máximo de detalhes (quais funcionários trabalharão, quais são todos os utensílios necessários, qual será o pagamento, quais são os riscos, qual o prazo para conclusão, etc.)
• 3º passo - Assinaturas: os responsáveis devem assinar o documento para indicar que estão de acordo, e cada um deve ficar com uma cópia.

Exemplos de ordem de serviço

• Exemplo 1:

A ordem de serviço acima foi emitida pelo Ministério do Trabalho e Emprego. Ela contém apenas a identificação desse órgão e da Coordenadoria Geral de Imigração, já que não envolve um cliente comercial. Após o número de identificação e a data, a ordem de serviço apresenta as informações centrais de forma topicalizada para informar as novas deliberações. No final, há a assinatura do responsável.

• Exemplo 2:

A ordem de serviço acima foi emitida pela Limpeza e Manutenção Ltda. (empresa fictícia). Ela contém as informações de identificação da empresa que está oferecendo o serviço e do cliente que está contratando esse serviço. Após o número de identificação e a data, a ordem de serviço apresenta as informações centrais de forma topicalizada para informar as novas deliberações. No final, há a assinatura do representante da empresa e do cliente.

Veja também: Carta comercial — documento usado por empresas para se comunicar com outras empresas ou com clientes

Qual a importância da ordem de serviço?

A ordem de serviço é essencial para o funcionamento de uma empresa por vários motivos, como, por exemplo:

• registro e centralização das informações;
• ter o cliente e a empresa bem-informados sobre seus deveres, direitos e expectativas;
• organização geral do funcionamento;
• padronização;
• determinar e garantir prazos de conclusão;
• determinar os custos de antemão;
• segurança para a empresa e para o cliente.

Fontes

CALDEIRAS, D. Ordem de serviço: entenda o que é e sua importância. Produttivo, 2022. Disponível em: https://www.produttivo.com.br/blog/ordem-de-servico-entenda-o-que-e/#quais-so-os-tipos-de-ordem-de-servio.

GONÇALVES, Y. S. A redação comercial/oficial e o Secretariado Executivo: a argumentatividade no gênero ordem de serviço. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Secretariado Executivo Bilíngue). Universidade Federal da Paraíba, 2016.

GOVERNO DE MINAS GERAIS. Ordem de Serviço. Secretaria de Planejamento e Gestão do Governo de Minas Gerais, [s.d.]. Disponível em: https://www.mg.gov.br/planejamento/documento/ordem-de-servico.

PORTAL DE IMIGRAÇÃO. Ordens de Serviço. Ministério da Justiça e Segurança Pública, 2019. Disponível em: https://portaldeimigracao.mj.gov.br/pt/normas/ordens-de-servico.