Ofício

O ofício é um gênero textual utilizado na esfera pública. Por meio desse documento, uma instituição se comunica com outras entidades, com empresas privadas ou com pessoas físicas. Devido à formalidade do ofício, o seu conteúdo deve ser escrito conforme a norma-padrão, e a linguagem adotada precisa considerar a impessoalidade, a objetividade, a concisão, a coesão e a coerência. A estrutura desse documento é a do “padrão ofício”, que tem os seguintes elementos: cabeçalho, identificação do expediente, local e data, endereçamento, assunto, vocativo, corpo do texto, fecho e assinatura.

Leia também: Memorando — um gênero textual utilizado em instituições públicas ou particulares

Resumo sobre ofício

• O ofício é um gênero oficial da esfera pública.
• Por meio do ofício, uma instituição pública se comunica com outras entidades, com empresas privadas ou com pessoas físicas.
• Esse documento é redigido conforme o “padrão ofício”.
• O ofício possui a seguinte estrutura: cabeçalho, identificação do expediente, local e data, endereçamento, assunto, vocativo, corpo do texto, fecho e assinatura.
• A linguagem utilizada no corpo do texto deve ser formal, impessoal, objetiva, clara, concisa e coerente.

O que é um ofício?

O ofício é um gênero textual da esfera pública usado para comunicações internas e externas entre autoridades ou pessoas de um mesmo nível hierárquico. Por ser um documento oficial, por meio do ofício uma entidade se comunica com outra, com empresas privadas ou com pessoas físicas. Trata-se de um gênero formal, assim o ofício deve ser redigido seguindo a norma-padrão, e o seu conteúdo deve ser objetivo, claro, conciso e coerente.

Quais são os tipos de ofício?

Além do modelo de ofício tradicional, há os seguintes tipos, que poderão ser adotados de acordo com a finalidade:

• Ofício circular: é um documento enviado a mais de um órgão. Nesse caso, as siglas ou os nomes dos órgãos a que o documento se destina podem ser adicionados no rodapé.
• Ofício conjunto: é um documento enviado conjuntamente por mais de um órgão a somente um destinatário.
• Ofício conjunto circular: é um documento enviado conjuntamente por mais de um órgão a vários destinatários.

Características e estrutura do ofício

Como em todo documento, um ofício deve ser escrito conforme a norma-padrão. Além disso, para evitar ruídos na comunicação, a linguagem utilizada precisa ser clara e precisa. Igualmente, é necessário garantir a objetividade, a coesão, a coerência e a formalidade do texto. A impessoalidade também é muito importante, por isso, adota-se uma escrita na 3ª pessoa.

A estrutura do ofício é bem específica e padronizada, sendo seguida por todas as instituições. É por isso que há o chamado “padrão ofício”, cujo layout pode ser observado a seguir:

Os elementos do padrão ofício devem ser organizados nesta ordem:

• Cabeçalho: é centralizado, sendo utilizado somente na primeira página. Nesse item, há o Brasão de Armas da República, o nome do órgão principal e os nomes secundários (se forem necessários). Os demais dados, tais como endereço, telefone, e-mail e site, podem constar no rodapé.
• Identificação do expediente: consiste no nome do documento, na numeração e nas informações adicionais, como ano e siglas do setor que expede o ofício, organizadas da maior para a menor hierarquia. Exemplo: OFÍCIO Nº 318/2023/SAA/SE/SP.
• Local e data: corresponde à indicação da cidade e da data (com mês por extenso e sem zeros à esquerda) em que o ofício foi assinado. Esse item deve ter ponto-final e ser alinhado à direita. Exemplo: São Paulo, 6 de agosto de 2022.
• Endereçamento: é o item que informa o destinatário do ofício. Devem-se adicionar o vocativo (segundo a forma de tratamento adequada), o nome, o cargo e o endereço, que deve ser dividido em duas linhas: na primeira, inserem-se a localidade/logradouro do destinatário ou, se for para o mesmo órgão, a informação do setor; na segunda linha, inserem-se CEP, cidade e UF. O CEP é dispensável caso o ofício seja enviado ao mesmo órgão. Exemplo:

• Assunto: é um resumo do conteúdo do ofício, que deve ser escrito sem verbos, com poucas palavras (de quatro a cinco) e em negrito, estando alinhado à esquerda. Exemplo:

Assunto: Aquisição de carteiras escolares.

• Vocativo: é uma saudação feita ao destinatário, que deve conter a forma de tratamento especificada no endereçamento. Não esqueça que há vírgula após o vocativo. Exemplo: Senhor Chefe da Seção de Compras, .
• Corpo do texto:  é a mensagem em si, o motivo da comunicação. O recuo dos parágrafos deve ser de 2,5 cm, e o espaçamento entre eles deve ser de 6 pt; o espaçamento entre linhas é simples. As fontes sugeridas são Calibri ou Carlito, e o tamanho é 12, exceto para citações diretas e rodapé (dez e 11, respectivamente). O texto deve ser todo justificado. Quando houver três ou mais parágrafos, além do recuo de 2,5 cm, eles devem ser numerados. Exemplo:

• Fecho: é o elemento que representa a despedida. Para autoridades de hierarquia superior à do remetente, usa-se “Respeitosamente”. Para os demais casos, usa-se “Atenciosamente”. O fecho deve ser seguido de vírgula para antecipar a assinatura.
• Assinatura: compreende três elementos, nesta ordem: a assinatura propriamente dita, o nome completo e o cargo/função de autoridade de quem expediu o ofício. Esse item deve estar centralizado, e não há linha para a assinatura. Atualmente, com as possibilidades tecnológicas, é muito comum que os ofícios também sejam assinados digitalmente.

Como se faz um ofício?

A composição de um ofício segue estas etapas:

• 1º passo: coloca-se o Brasão de Armas no cabeçalho, centralizado, junto do nome do órgão, da secretaria ou departamento, do setor ou entidade e endereço. Em papéis timbrados, os demais dados, como site, e-mail e telefone, normalmente constam no rodapé.
• 2º passo: acrescentam-se a identificação e a numeração do ofício, junto do ano e das siglas dos setores, alinhados à esquerda. Então, acrescentam-se a cidade e a data do ofício à direita.
• 3º passo: define-se o endereçamento do ofício, a partir da menção dos seguintes itens, em linhas diferentes: vocativo com a forma de tratamento adequada, nome, cargo e endereço, alinhados à esquerda.
• 4º passo: indica-se o assunto em poucas palavras, que deve estar totalmente em negrito e alinhado à esquerda.
• 5º passo: insere-se o vocativo para iniciar o texto. Nesse item, devem constar o vocativo usado no endereçamento e o cargo da pessoa.
• 6º passo: desenvolve-se o texto de maneira eficiente e direta. Emprega-se uma linguagem formal, mas concisa e assertiva. Para garantir a coesão e a coerência, cada tema é tratado em um parágrafo. Se houver mais de três parágrafos, eles devem ser numerados. Caso haja anexos, eles devem ser mencionados no corpo do texto.
• 7º passo: escolhe-se a forma de encerramento mais adequada: “Respeitosamente,” (se o ofício for endereçado a uma pessoa de hierarquia superior) ou “Atenciosamente,” (se o ofício for endereçado a uma pessoa de mesma ou de inferior hierarquia).
• 8º passo: adicionam-se as informações de assinatura: nome completo e cargo/função. A assinatura pode ser feita de forma manuscrita ou eletrônica.

Veja também: Carta comercial — um gênero de texto pertencente à área empresarial

Exemplo de ofício

Ofício enviado pelo Ministério da Saúde à Advocacia Geral da União (AGU) em 17/01/21, cujos anexos se relacionavam às medidas que deveriam ser adotadas na época, visando ao enfrentamento da crise da saúde em Manaus:

Fontes

BRASIL. Casa Civil. Manual de Redação da Presidência da República. Coordenação de Gilmar Ferreira Mendes, Nestor José Forster Júnior et al. 3. ed. rev. atual. ampl. Brasília: Presidência da República, 2018. Disponível em: https://bit.ly/3MIftlE.

CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL. Manual de Atos Oficiais. Brasília: CJF, 2011. Disponível em: https://bit.ly/3UMD20b.

FERREIRA, E. D.; CAMBRUSSI, M. F. Redação oficial. 3. ed. rev. amp. Florianópolis: Departamento de Ciências da Administração/UFSC; CAPES; UAB, 2015. Disponível em: https://bit.ly/41NeUNB.