Carta comercial

A carta comercial é um gênero da área empresarial que é usado por empresas para comunicações internas e externas ou para contato com possíveis clientes. Inúmeros assuntos podem ser tratados em uma carta comercial, por isso os tipos de carta também são variados.

Para compor uma carta comercial que tenha credibilidade, é importante se atentar para a linguagem, que deve ser objetiva, clara, concisa, coerente e formal, e para a estrutura do documento, que deve obedecer a alguns padrões, como timbre, número, local e data, destinatário, assunto ou referência, vocativo, corpo do texto, fecho e assinatura.

Leia também: Memorando — gênero também muito usado para comunicação institucional

Resumo sobre carta comercial

• A carta comercial é um gênero de texto da área empresarial.

• Empresas se utilizam da carta comercial para se comunicarem entre si ou com possíveis clientes.

• Diversos temas podem ser abordados nesse gênero.

• A carta comercial possui a seguinte estrutura: timbre, número, local e data, destinatário, assunto ou referência, vocativo, corpo do texto, fecho e assinatura.

• A linguagem utilizada no corpo do texto deve ser objetiva, clara, concisa, coerente e formal.

Videoaula sobre carta comercial

O que é uma carta comercial?

A carta (ou correspondência) comercial é um gênero de texto característico da área empresarial. Por meio desse formato, as empresas se comunicam entre si ou com possíveis clientes, com o objetivo de gerar uma ação ou uma resposta favorável. Para isso, o conteúdo da carta deve ser escrito de maneira objetiva, clara, concisa e coerente, e a linguagem utilizada deve ser adequada ao teor e ao contexto de circulação do documento.

Além das empresas, também é possível que uma pessoa física redija uma carta comercial, a depender da finalidade e da relação que possui com determinada empresa. Para tanto, além de considerar os elementos já citados, é imprescindível que a carta seja desenvolvida com cordialidade e organização, a fim de se causar uma boa impressão.

Características e estrutura da carta comercial

Por ser um documento formal, a carta comercial deve ser escrita conforme a norma-padrão e ter uma linguagem simples, para evitar desentendimentos ou ruídos na comunicação. De igual modo, é importante definir bem o motivo do contato e dar enfoque às informações principais da mensagem. O detalhamento de elementos secundários, em vez de enriquecer o texto, pode desviar a atenção do destinatário e/ou gerar uma resposta insatisfatória ao remetente.

As correspondências comerciais são escritas visando a beneficiar o remetente (emissor) do documento e promover um bom relacionamento entre as partes envolvidas, por meio do uso de uma linguagem eficiente e amistosa. Contudo, é importante destacar que uma boa carta comercial não comunica apenas um conteúdo específico. Esse conteúdo precisa ser redigido e organizado de forma atrativa. Observe o layout a seguir:

O modelo acima representa a carta em bloco, muito utilizada atualmente devido à influência dos modelos de carta norte-americanos. Nesse layout, que é mais moderno, todo o texto é justificado e alinhado à esquerda, não havendo recuos de parágrafo. Obviamente, a empresa poderá escolher o modelo que melhor transmita seus negócios e seus valores. No entanto, algumas instituições consideram o modelo denteado (a seguir) mais antiquado.

Uma carta comercial possui os seguintes elementos, que podem ser adaptados conforme o teor do texto e o destinatário:

• Timbre: refere-se ao cabeçalho com nome ou timbre (completo ou não) da empresa, e a escolha deve ser uniforme em todas as cartas. No timbre completo, além do logotipo, geralmente há os dados da empresa, como o endereço completo e os contatos. Em muitos papéis timbrados personalizados, o endereço e os contatos são colocados no rodapé.

• Número da carta: consiste na numeração que representa a ordem de produção das cartas, podendo constar também o tipo da correspondência. Esse item é muito útil para controle interno.

• Local e data: corresponde à indicação da cidade e da data (com mês por extenso e sem zeros à esquerda) em que a carta foi assinada. Exemplo: Paraty, 3 de abril de 2023.

• Destinatário: trata-se do nome da empresa ou da pessoa a que a carta é destinada, podendo ser incluso o endereço caso seja utilizado um envelope janelado. Se a correspondência for destinada a uma pessoa específica, deve-se usar a abreviação At. (de “atenção”). Não se usa A/C (de “aos cuidados”) ou Att. (do inglês “attention”). Exemplo: At.: Sra. Marta Andrade.

• Assunto ou referência: é um resumo do conteúdo da carta, que deve ser escrito em poucas palavras e de maneira satisfatória. Exemplos: Assunto: Aquisição de setup para home office.

• Vocativo: consiste em uma saudação feita ao destinatário. Podem ser usados diferentes vocativos, como “Prezado(s)”, “Estimado(s)” e “Caro(s)” junto de “senhor(es)” e “senhora(s)” ou do nome do destinatário. Não se esqueça de que, após o vocativo, há vírgula! Exemplos: Prezados senhores, / Prezada senhora, / Prezado Miguel Alencar,. Para saber mais sobre o uso da vírgula após o vocativo, clique aqui.

• Corpo do texto: é a mensagem em si, o conteúdo que se pretende transmitir por meio da carta. Separe os parágrafos por uma linha em branco e justifique todo o texto, para que as bordas fiquem mais limpas e o documento fique mais elegante. A justificação deve ser feita em ambos os padrões (blocado ou denteado).

• Fecho: é o elemento que representa a despedida, na qual podem ser usados termos cordiais como “Atenciosamente”, “Cordialmente”, “Respeitosamente”, “Com os melhores cumprimentos” etc., também seguidos de vírgula para antecipar a assinatura.

• Assinatura: pode compreender três elementos, nesta ordem: a assinatura propriamente dita, o nome completo e o cargo/função do remetente da carta. Por questões de segurança, o nome completo da pessoa que assinou deve ser impresso. Note que não há linha para a assinatura.

Importante: Uma carta precisa ser legível, por isso a escolha e o tamanho da fonte são muito importantes. As fontes mais utilizadas para compor esse gênero são Arial, Times New Roman e Calibri; e o tamanho da letra é normalmente 12, seguindo os padrões da ABNT. O espaçamento entre linhas é simples.

Leia também: Ata — o texto técnico que registra o que foi decidido em reuniões

Como se faz uma carta comercial

Siga este passo a passo:

1. Se não for utilizar um papel timbrado, escreva o nome da empresa remetente, bem como seu endereço e seus meios de contato, no cabeçalho. Verifique a necessidade de numerar a carta e, em seguida, adicione cidade e data alinhadas à esquerda.

2. Escreva os dados da empresa e/ou o nome do funcionário e do setor a que a carta se destina.

3. Defina o assunto ou a referência da carta, que deve ter poucas palavras.

4. Defina o vocativo que será utilizado, conforme o destinatário.

5. Desenvolva o seu texto de maneira eficiente, sem muitos floreios e direto ao ponto, pois se trata de um gênero empresarial. Se houver itens adicionais à carta, mencione, no corpo do texto, que há anexos para serem verificados.

6. Escolha a forma de encerramento mais adequada.

7. Adicione as informações de assinatura e, caso haja anexo, também indique a quantidade (veja o exemplo 1).

8. Imprima e assine a sua carta.

Conforme já mencionado, cartas comerciais são documentos e, por isso, devem ser desenvolvidas em uma linguagem simples e formal, considerando-se os aspectos gramaticais. Desse modo, além de não utilizar gírias, jargões e termos mais informais, é preciso ter atenção para não cometer deslizes relacionados à gramática, à ortografia, à coesão e à coerência. Lembre-se de que uma carta precisa passar credibilidade, que é totalmente expressa por meio da escrita.

Antes de escrever, defina bem a finalidade da sua carta e, se preciso, esboce um rascunho. Verifique se as informações essenciais constam no texto, se a mensagem está compreensível, se o assunto foi desenvolvido de forma objetiva, se os parágrafos se complementam e se o texto está coerente em sua totalidade. Não use muitas palavras para dizer algo que poderia ser expresso de maneira sucinta. Em vez de construções prolixas como “Venho por meio desta carta informar que...”, use “Informo / Informamos que...”.

Tipos de carta comercial

Em uma carta comercial, podem ser abordadas temáticas variadas, que dependerão do motivo do contato por esse meio. Assim, os tipos de carta também são diversos, pois eles se relacionam à finalidade desse texto, podendo ser:

• solicitação, confirmação, mudança ou cancelamento de pedido;

• proposta de serviços;

• comunicação de lançamento de novo produto;

• convite para parceria comercial;

• solicitação de equipamento;

• solicitação de crédito;

• apresentação de um funcionário designado;

• solicitação de referências;

• anúncio de reajuste de preços;

• resposta de solicitação.

Exemplos de carta comercial

• Carta de proposta de serviços

• Carta de apresentação de um funcionário designado

• Carta de anúncio de reajuste de preços